Instrukcja zakładania konta i deponowania danych w RepOD
Adres strony internetowej RepOD – https://repod.icm.edu.pl/
Instrukcja w wersji do pobrania
Logowanie – przed pierwszym deponowaniem danych należy utworzyć konto:
Dane badawcze mogą deponować tylko osoby zalogowane. Prosimy o logowanie przy użyciu adresu mailowego z domeny uczelnianej (xxxx@sggw.edu.pl).
Po utworzeniu konta na wskazany adres e-mail zostanie przysłana wiadomość z linkiem zawierająca prośbę o weryfikację e-maila. Prosimy postępować wg instrukcji zawartych w tej wiadomości. Po pomyślnej weryfikacji można już dodawać zbiory danych.
Po zalogowaniu można dodawać i edytować zbiory danych, usuwać wersje robocze oraz zarządzać ograniczonymi uprawnieniami do zbiorów (np. udzielać uprawnień innym osobom do działań na konkretnym pliku lub zbiorze plików).
Uzupełnianie metadanych i deponowanie danych
Należy wybrać kolekcję naszej uczelni – można to zrobić na dwa sposoby:
- W menu prezentującym ikony z linkami do kolekcji poszczególnych instytucji trzeba odszukać nazwę naszej uczelni: Warsaw University of Life Sciences.
A następnie można wybrać przycisk ‘Dodaj dane’ → ‘Nowy zbiór danych’.
- W górnym menu można wybrać zakładkę ‘Dodaj zbiór danych’. Pojawi się okienko, w którym będzie można wybrać kolekcję Warsaw University of Life Sciences albo za pomocą wyszukiwarki, albo za pomocą drzewka.
W sekcji: ‘Metadane cytowania’ trzeba wypełnić pola z formularza (wprowadzane informacje powinny być w j. angielskim), m.in.:
- tytuł,
- imię i nazwisko autora (kolejnych można dodać za pomocą +),
- afiliację (powinna zostać wpisana automatycznie),
- system identyfikacji – np. ORCID,
- numer ROR SGGW,
- osoba (autor/autorzy/organizacja) do kontaktu w sprawie danego zbioru danych,
- opis (powinien być możliwie szeroki, opisywać zarówno same dane, które trafiły do zbioru, jak i badanie, z którego się wywodzą),
- obszar tematyczny (przypisanie do kategorii przedmiotowej właściwej dla deponowanego zbioru),
- słowa kluczowe (każde z nich w osobnym polu, bez przecinków; kolejne można dodać za pomocą +) – nie są obowiązkowe, ale ułatwiają znalezienie zbioru,
- informacje o powiązanej publikacji (jeśli jest, należy podać dane bibliograficzne tej publikacji (np. DOI, w przypadku książek ISBN) i wybrać z rozwijanego menu rodzaj powiązania),
- informacje o grancie (bez nadmiarowych informacji, np. o podprogramach; numer grantu bez tytułu projektu),
- powiązane zbiory danych (jeśli są dostępne).
Przy każdym okienku znajduje się niebieski znak zapytania – po najechaniu na niego kursorem pojawia się pole z krótką podpowiedzią, co należy w danej rubryce wpisać.
W sekcji ‘Pliki’ należy przesłać wybrane pliki z danymi (najlepiej wraz z plikiem readme.txt – jak utworzyć readme.txt). Sugerujemy zapisywanie danych w ogólnodostępnych formatach plików, łatwych do odczytania i interpretowania. Korzystanie ze standardowych i wymiennych lub otwartych formatów danych zapewnia długoterminową użyteczność danych.
W kolejnym kroku należy wybrać typ licencji dla przesłanych plików. Zgodnie z zaleceniami NCN rekomendujemy licencje CC0 lub co najmniej CC BY.
Więcej informacji na temat licencji Creative Commons można znaleźć na stronie im poświęconej: Licencje Creative Commons.
Należy zapisać zbiór danych. Po zdeponowaniu powstanie wersja robocza zbioru danych, która będzie miała już przypisany numer DOI, nieaktywny do momentu zweryfikowania i opublikowania zbioru.
Nieopublikowane pliki można edytować, udostępniać wybranym osobom i usuwać.
Udostępnianie linku do wersji roboczej zbioru danych (wersji nieopublikowanej)
W celu udostępnienia wybranym osobom linku do zbioru danych po ich zapisaniu, ale przed ich udostępnieniem, należy wybrać w górnym menu po prawej stronie pole ‘Edytuj’, a następnie zakładkę ‘Prywatny adres URL’.
W kolejnym kroku należy wybrać przycisk ‘Utwórz prywatny URL’. W ten sposób utworzony prywatny link można podawać innym, np. można go wkleić do tabeli Otwarte dane i metadane w raporcie końcowym z realizacji projektów i działań naukowych NCN, jeżeli beneficjent chce czekać z udostępnieniem danych do czasu opublikowania artykułu opartego na tym zbiorze danych.
Czasowe odłożenie publikacji danych – embargo
Istnieje możliwość czasowego odłożenia publikacji danych. W przypadku zbiorów danych objętych embargiem użytkownik określa datę, od której pliki w zbiorze danych staną się dostępne. Od momentu publikacji takiego zbioru publicznie dostępne będą jedynie jego metadane. Należy jednak pamiętać, że embargo można ustawić tylko w przypadku tych zbiorów, które nie posiadają jeszcze żadnej opublikowanej wersji; maksymalny okres embarga w RepOD wynosi 36 miesięcy (wcześniejsze zdjęcie embarga jest możliwe, ale nie jest możliwe jego przywrócenie ani przedłużenie)
Edycja metadanych
Przed przekazaniem zbioru danych do weryfikacji można go edytować – wystarczy kliknąć kursorem w przycisk ‘Edytuj’ znajdujący się w prawym rogu ekranu, tuż nad oknem z opisem zbioru danych. W celu wprowadzenia zmian w opisie w rozwijanym menu należy wybrać przycisk ‘Metadane’.
Na koniec należy wybrać przycisk ‘Zapisz zmiany’.
Aby udostępnić je w wersji ostatecznej w repozytorium należy wybrać pole: ‘Przekaż do weryfikacji’.
Po opublikowaniu zbioru danych numer DOI staje się aktywny, a wprowadzane zmiany są zapisywane jako nowe wersje danych.
Nie ma określonego limitu na wielkość zestawu danych, natomiast wielkość pojedynczego pliku nie powinna przekraczać 5 GB (limit wielkości sumy przesyłanych jednocześnie plików wynosi 20 GB).
Więcej informacji:
Weryfikacja zdeponowanych zbiorów danych w SGGW:
Oddział Otwartych Zasobów Nauki Biblioteka Główna SGGW, pokój nr 134
dr Agnieszka Adamiec, mgr Dominika Semeniuk tel. 22 59 35 720; e-mail – otwartanauka@sggw.edu.pl