Instrukcja zakładania konta i deponowania danych w RepOD

Nazwy plików powinny składać się jedynie ze znaków a–Z, 0–9, _ i nie zawierać spacji, polskich znaków ani innych znaków specjalnych. Dotyczy to również plików znajdujących się wewnątrz archiwów ZIP.

Nie należy stosować oznaczeń kolorystycznych jako elementu formatowania tekstu. Należy mieć na uwadze dostępność wszystkich materiałów dla osób z niepełnosprawnościami oraz korzystających z różnych urządzeń. Oznaczenie w taki sposób danych tabelarycznych sprawia, że stają się one trudniejsze do przeanalizowania.

Plik readme to element dokumentacji zbioru; jeżeli zostanie dodany, powinien znajdować się na szczycie listy plików. Właściwe kodowanie pliku to UTF-8, a właściwy format – TXT. Można skorzystać z szablonu dostępnego na stronie: https://data.research.cornell.edu/data-management/sharing/readme/ i przystosować go do swoich potrzeb.

Sugerujemy zapisywanie danych w ogólnodostępnych formatach plików, łatwych do odczytania i interpretowania. Korzystanie ze standardowych i wymiennych lub otwartych formatów danych zapewnia długoterminową użyteczność danych.

Zalecane formaty plików:

• tekst: txt, odt, html, xml,
• obrazy: png, jpeg2000, tiff,
• audio: wav,
• wideo: mkv, ogg, ogv, dopuszczalne: mp4, mov,
• archiwa: zip,
• CAD: step,
• dane tabelaryczne, arkusze kalkulacyjne: csv, tab, ods, rdata, sav/spv (wyjściowe z SPSS).

Pliki csv, tab, xlsx, sav/spv przechodzą próbę automatycznej analizy — jeśli będzie ona udana, plik będzie dostępny dodatkowo w formatach tab, rdata i sav, będzie też możliwość jego przeglądania online.

Dla plików xlsx, które z różnych względów nie przejdą analizy, zostanie wygenerowana kopia w formacie ods.

Aby zapewnić pomyślną analizę z trafnymi wynikami, plik danych tabelarycznych powinien:

• składać się tylko z jednego arkusza danych,
• zawierać tylko jedną tabelę w układzie pionowym, tj. każda użyta kolumna powinna zawierać jedną zmienną, a poszczególne wiersze — wartości zmiennych dla jednego przypadku,
• nie zawierać komórek scalonych (program analizujący dokona próby rozdzielenia scalonych komórek, ale zrobi to źle),
• nie zawierać pustych kolumn ani wierszy, w tym „marginesów” górnych ani lewych: tabela powinna zaczynać się od kolumny A i od wiersza 1,
• w wierszu 1. zawierać wyłącznie kompletne nazwy zmiennych,
• od wiersza 2. aż do końca zawierać tylko wartości zmiennych,
• nie zawierać komentarzy, objaśnień stosowanych jednostek i skrótów, opisów warunków pomiaru itp. — te powinny się znaleźć w opisie pliku, opisie zbioru i/lub w specjalnie przygotowanym pliku readme.txt (wzór).

Pliki niespełniające tych warunków nie będą odrzucane w procesie weryfikacji, ale mogą go znacząco wydłużyć. Pliki, które nie przeszły analizy, są trudniejsze w odbiorze i trudniejsze do ponownego wykorzystania.

Odpowiednio przygotowane pliki z danymi należy wybrać ze swojego urządzenia i przesłać przy użyciu przycisku 'Wybierz pliki do dodania’, lub przeciągnąć i upuścić we wskazanym obszarze strony.

Limit wielkości pojedynczego pliku to 5 GB. Limit wielkości sumy przesyłanych jednocześnie plików wynosi 20 GB. Nie ma limitu wielkości całego zbioru.

Można również edytować nazwę każdego pliku i dodać krótki opis.

Każdy przesłany plik należy oznaczyć licencją poprzez wybranie odpowiedniej propozycji z rozwijanej listy (domyślnie jest to licencja CC0).

Więcej informacji na temat licencji Creative Commons można znaleźć na stronie im poświęconej: Licencje Creative Commons.

Repozytorium pozwala też na łatwą zmianę licencji większej liczby plików. W tym celu należy zaznaczyć pliki, których licencje mają zostać zmienione, kliknąć przycisk 'Edytuj’ i z menu rozwijanego wybrać pozycję 'Licencja’. Na ekranie pojawi się okno, w którym należy wskazać docelową licencję, a następnie zatwierdzić wybór. 

Po dodaniu plików i uzupełnieniu formularza metadanych należy zapisać zbiór danych przy użyciu przycisku u dołu ekranu.

Zbiór danych zostanie zapisany jako wersja robocza, co znaczy, że na tym etapie można jeszcze edytować metadane i pliki. Zarazem zapisanie zbioru nie oznacza jego publikacji – wersja robocza nie jest widoczna dla innych użytkowników i przed opublikowaniem musi zostać przesłana do weryfikacji. Wersję roboczą można również usunąć.

Na tym etapie widoczny jest zarezerwowany dla zbioru danych identyfikator DOI. Nie jest on jeszcze aktywny — jego aktywacja nastąpi  w momencie opublikowania zbioru przez administratora kolekcji.

W celu udostępnienia wybranym osobom linku do zbioru danych po ich zapisaniu, ale przed ich udostępnieniem, należy wybrać w górnym menu po prawej stronie pole 'Edytuj’, a następnie zakładkę 'Prywatny adres URL’.

W kolejnym kroku należy wybrać przycisk 'Utwórz prywatny URL’. W ten sposób utworzony prywatny link można podawać innym, np. można go wkleić do tabeli Otwarte dane i metadane w raporcie końcowym z realizacji projektów i działań naukowych NCN, jeżeli beneficjent chce czekać z udostępnieniem danych do czasu opublikowania artykułu opartego na tym zbiorze danych.

Na stronie wersji roboczej zbioru dostępny jest przycisk Edytuj, który umożliwia m.in.:

• dodanie kolejnych plików do zbioru → Pliki (przesyłanie),
• edycję formularza metadanych → Metadane,
• nałożenie embarga na pliki → Embargo; funkcjonalność pozwalająca ograniczyć widoczność przesłanych plików na określony czas po opublikowaniu zbioru — maksymalnie 36 miesięcy; wcześniejsze zdjęcie embarga jest możliwe, ale nie jest możliwe jego przywrócenie ani przedłużenie; embargo można ustawić tylko w przypadku tych zbiorów, które nie posiadają jeszcze żadnej opublikowanej wersji,
• można również wybrać opcję → Usuń zbiór danych i trwale usunąć zapisaną wersję roboczą; operacja ta jest ostateczna – usuniętej wersji roboczej nie można przywrócić; po opublikowaniu zbioru ta opcja nie będzie dostępna – raz opublikowany zbiór nie może zostać usunięty.

Po zakończeniu pracy nad zbiorem należy przesłać go do weryfikacji za pomocą przycisku 'Przekaż do weryfikacji’.

Zbiór danych trafi do administratorów kolekcji w SGGW (Oddział Otwartych Zasobów Nauki), którzy ocenią poprawność metadanych oraz danych, a następnie opublikują zbiór albo zwrócą go do poprawy. Autor zbioru otrzyma wówczas na podany podczas rejestracji adres e-mail odpowiednie powiadomienie wraz z komentarzem administratora.

Jeżeli konieczne będą uzupełnienia, należy poddać zbiór edycji i ponownie przesłać go do weryfikacji.     

Jeżeli zbiór nie będzie wymagał poprawek, zostanie opublikowany. 

Opublikowany zbiór danych nie może zostać usunięty. Możliwe jest jednak zmodyfikowanie istniejącego zbioru poprzez utworzenie jego nowej wersji. Należy wprowadzić zmiany, a następnie przesłać zbiór do ponownej weryfikacji. Zbiór po zmianach zostanie opublikowany jako kolejna wersja istniejącego już zasobu. Wszystkie wcześniejsze wersje pozostają dostępne dla użytkowników — można je przeglądać w zakładce 'Wersje’ na stronie zbioru.

Identyfikator DOI pozostaje taki sam dla wszystkich wersji zbioru. Zawsze prowadzi do wersji najnowszej.